Bliža se konec leta, torej čas inventur oziroma letnih popisov, katerim je potrebno nameniti vso pozornost in pri tem upoštevati določene predpise. Zaposleni v podjetjih se večinoma kar zgrozijo ob besedi inventura. Pa si poglejmo, kaj pravzaprav je inventura ali popis?
Gre za popisovanje sredstev (blaga na zalogi) in virov sredstev na določen dan in ugotavljanje razlik v primerjavi s stanjem v poslovnih knjigah. S popisom se uskladijo knjižna stanja z dejanskim stanjem. S popisom ugotovljene razlike med evidentiranimi in dejanskimi podatki je treba uskladiti in tako zagotoviti, da so knjižna stanja (računovodski podatki) podlaga za čim bolj realne in torej tudi kakovostne računovodske informacije. Zavedati se namreč moramo, da podatki, ki jih dobimo na podlagi letnega popisa, vplivajo na višino kapitala (pri s.p.), višino poslovnega izida in davčne osnove.
Zaposleni se tako vsaj enkrat letno z nejevoljo lotevajo tega opravila, saj se neredko zgodi, da se številke ne ujemajo, pa tudi sam postopek prepoznavanja in pregleda izdelkov je časovno potraten. Inventura ali popis sredstev in obveznosti pa ni le predpisano opravilo, temveč vodi poslovodstvo k sprejemu novih organizacijskih ukrepov in poslovne politike podjetja, ki vodi k bolj smotrnemu, racionalnemu, urejenemu in odgovornemu ravnanju vseh segmentov poslovanja podjetja.
IZVEDBA INVENTURE ALI POPISA
Popis sredstev in obveznosti podjetje ponavadi izvede v okviru internih pravil, ki so opredeljena v internemu aktu, tako imenovanem Pravilniku o popisu (inventuri), lahko pa so pravila popisovanja zapisana v temeljnem računovodskem aktu Pravilniku o računovodenju.
Popis izvaja popisna komisija, ki naj bi vključno s predsednikom imela vsaj tri člane. Sklep o imenovanju popisnih komisij sprejme poslovodstvo ali upravni organ. Večje pravne osebe lahko imenujejo tudi več popisnih komisij, pri čemer morajo vsi člani komisij pravočasno prejeti odločbo o imenovanju v popisno komisijo. Problem pri sestavi popisnih komisij nastopi pri samostojnih podjetnikih posameznikih ali majhnih družbah, in sicer zaradi majhnega števila zaposlenih, saj je imenovanje komisij znotraj takšnega podjetja skoraj nemogoče. Načelo ločenosti evidence od izvajanja poslov (SRS 28) zahteva, da poslov ne sme evidentirati oseba, ki jih opravlja. To pomeni, da smo pri manjšem številu zaposlenih pri imenovanju popisne komisije skoraj prisiljeni iskati zunanje člane.
NALOGE POPISNIH KOMISIJ
Med področja dela popisnih komisij štejemo:
- ugotavljanje, merjenje, preštevanje, natančnejše opisovanje sredstev ter vpisovanje teh podatkov v popisne liste,
- vpisovanje sprememb, nastalih med dnevom popisa in določenim datumom, pod katerim se popis opravlja,
- vpisovanje dejanskega stanja v popisne liste,
- ugotavljanje razlik med stanjem, ugotovljenim s popisom, in knjigovodskih stanjem,
- dajanje predlogov, kako se te razlike likvidirajo in knjižijo,
- podpisovanje popisnih listin.
Podjetje mora omogočiti delo članom popisnih komisij, v času popisa pa naj se jih razbremeni drugih obveznosti. Komisiji pri delu lahko pomagajo tudi razni izvedenci, ki niso člani komisij, lahko pa jim strokovno pomagajo pri posameznih zahtevnih odločitvah.
NALOGE VODJE POPISA
Vodja popisa organizira popis ter odgovarja za njegovo pravočasnost in pravilnost. Usklajuje delo popisnih komisij od priprav na popis in tehnične izvedbe do predložitve poročila o popisu pristojnemu organu podjetja.
KAJ MORA OBVEZNO VSEBOVATI POROČILO O POPISU?
Popisna komisija bo delo opravila dobro šele takrat, če bo v popisu razčistila vse vzroke za razlike med dejanskim in knjigovodskim stanjem. Popisna komisija vsa neskladja evidentira v Poročilu o popisu, ki je tako vodilo poslovodstvu pri sprejemanju poslovnih odločitev ter temeljna informacija o obvladovanju in urejenosti podjetja kot tudi ustreznosti kadrov na ključnih delovnih mestih. Popisne komisije morajo tudi razčistiti vzroke za razlike med dejanskim in knjigovodskim stanjem ter ponuditi poslovodstvu natančnejše predloge za odpravo razlik.
Poročilo o popisu – inventuri mora vsebovati:
- podatke o poteku fizičnega popisa, vključno z informacijami o problemih, ki so pri tem nastali,
- mnenje komisije o vzrokih za nastanek ugotovljenih primanjkljajev in presežkov, podatke o vrsti in vrednosti enih in drugih ter predloge za morebitni pobot med njimi (istovrstno blago, ista nabavna cena, isti dobavitelj). Popisni listi ne smejo vsebovati podatkov o količinah.
OBRAVNAVANJE POROČILA O POPISU
Poslovodstvo obravnava zbirno poročilo o popisu ter s sklepi odloči o načinu likvidacije ugotovljenih primanjkljajev oziroma presežkov materialnih in drugih vrednosti, odpisu in uničenju neuporabnih in zastarelih sredstev, odpisu terjatev, prodaji neuporabnih, zastarelih in poškodovanih sredstev in drugem, povezanem z ugotovitvami popisne komisije, ter določi osebe, ki so odgovorne za ugotovljene primanjkljaje in presežke.
Popis tako nikakor ni le obvezno opravilo, temveč lahko vodi poslovodstvo k sprejemu novih organizacijskih ukrepov in poslovne politike podjetja, ki vodi k bolj smotrnemu, racionalnemu, urejenemu in odgovornemu ravnanju vseh segmentov poslovanja podjetja.
Vir: eracunovodstvo.org
